В дополнение к указаниям Министерства юстиции Российской Федерации от 17.03.92 N 7-2/26 «О проставлении апостиля» и в связи с возникающими на практике вопросами разъясняется следующее.

1. Страны - участницы Гаагской конвенции принимают направляемые из Российской Федерации официальные документы с апостилем, проставляемым начиная с 31 мая 1992 г.

2. Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа, либо на его обратной стороне, или же на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются. Последний лист документов в месте скрепления заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать. Оттиск печати должен быть расположен равномерно на "звездочке" и на листе (см. приложение - образец). Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

Лист с апостилем должен быть подшит к документу указан-ным выше способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку (например, свидетельство органа загса).

3. Проставление апостиля регистрируется в отдельном журна-ле, в котором указываются:

• порядковый номер, соответствующий строке 8 штампа апостиля, дата и кем проставлен апостиль (строки б и 7);
• наименование документа, на котором проставляется апос-тиль;
• фамилия и должность лица, подписавшего предъявленный документ (строки 2 и 3).

4. Лица, проставляющие апостиль, должны иметь образцы подписей должностных лиц подведомственных учреждений, а также судебных органов, от которых поступают (или могут поступить) официальные документы, требующие удостоверения путем проставления апостиля. 5. Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле указывается подпись и должностное положение главного из них по должности (например, подпись председательствующего в составе суда).

6. В тех случаях, когда в документе не предусмотрены подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от имени учреждения, организации, управленческого органа, в регистрационном журнале указываются сведения об учреждении, органе, поставившем печать или штамп. В этих же случаях в строке 2 штампа апостиля указывается : "подпись не предусмотрена", а в строках 3 и 4 записывается официальное название учреждения, органа, от которого исходит документ.

7. Когда предъявленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее в связи с давностью не представляется возможным (например, в свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния), - в строке 2 штампа апостиля после слова "подписан" вместо фамилии записывается: "должностным лицом", а в строке 3 указывается должностное положение этого лица, например, "заведующий отделом загса" и далее в строке 4 записывается; "отдел загса администрации _________________района (города) ______ республики (края, области)".

8. Органы юстиции и соответствующие органы записи актов гражданского состояния проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им учреждений, когда известны образцы подписи должностного лица, подписавшего представленный документ, печати и штампа учреждения.

Однако на практике могут быть случаи, когда к проставлению апостиля будут предъявляться документы, выданные нотариусами. судебными органами и учреждениями загса других республик, краев, областей и автономных образований в составе Российской Федерации. В интересах граждан и во избежание пересылки документов из одного региона в другой следует разъяснять гражданам о возможнос-ти проставления апостиля на копиях официальных документов, выданных в других регионах Российской Федерации, но засвидетельствованных нотариально по месту нахождения органа, проставляющего апостиль.

В этих случаях в строке 1 штампа апостиля после слов "Настоящий официальный документ" должно быть записано - "нотариальная копия", а в строках 2, 3 и 4 указываются фамилия, должность нотариуса и наименование нотариальной конторы.

9. Апостиль проставляется на подлинниках официальных документов, исходящих лишь от учреждений и организаций Российской Федерации как участника Гаагской конвенции. Что же касается документов, выданных учреждениями иных суверенных государств (бывших союзных республик в составе СССР), то они не могут быть приняты на территории России к проставлению апостиля на подлинниках, поскольку это явилось бы нарушением суверенитета государств, учреждения которых выдали данные документы. В подобных случаях также следует разъяснять о возможности проставления апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях таких документов в порядке, изложенном в предыдущем пункте.

10. Важно иметь в виду, что для проставления апостиля в орган юстиции могут быть представлены не только документы подве-домственных учреждений и судебных органов, но и, как указано в Конвенции, иные официальные документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющегося юрисдикции государства, административные документы, официальные пометки: отметки о регис-трации, визы, заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса (ст. 1). Исходя из этого положения, министерство юстиции республики, управление, отдел юстиции проставляют апостиль также на подлинниках документов, исходящих от республиканских и соответствующих местных органов, учреждений, ведомств и организаций, за исключением подлинников документов, оформляемых по линии органов внутренних дел, прокуратуры и государственных архивов, апостиль на которых проставляется учреждениями указанных ведомств.

11. В тех случаях, когда в органах юстиции не имеется образцов подписей должностных лиц, печатей и штампов учреждений, от которых исходит документ, обратившемуся лицу следует рекомендовать нотариально засвидетельствовать верность копии представлен-ного документа, на которой затем может быть проставлен апостиль.

Вместе с тем лицо, предъявившее документ, вправе потребовать проставления апостиля на подлиннике представленного документа, каковым может быть, например, диплом (свидетельство, аттестат) об образовании; документ о трудовой деятельности; регис-трационное удостоверение; документ медицинского характера (выписка из истории болезни, справка); постановление (решение) административного органа и т.п.

При данных обстоятельствах необходимо запросить образец подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ, а также истребовать образец оттиска печати или штампа учреждения, от которого исходит документ. Такая справка на официальном бланке может быть выдана руководителем учреждения или его заместителями (естественно только теми из них, кто сам не подписывал представленный к апостилю документ), руководящими работниками управлений делами, секретариата, кадровых служб ведомства, учреждения, предприятия, органи-зации либо вышестоящей организацией.

Указанная справка - подтверждение остается в органе юстиции и должна храниться в наряде с образцами подписей нотариусов, судей и других должностных лиц.

12. Если будут отмечаться неединичные факты обращения граж-дан с требованиями проставить апостиль именно на подлинниках документов, исходящих от учреждений каких - либо ведомств (меди-цинских учреждений, учебных заведений, органов исполнительной власти и т.д.), что существенно осложнит работу органов юстиции, связанную с истребованием образцов подписей должностных лиц. просьба информировать об этом Министерство юстиции Российской Федерации, чтобы оно могло поставить перед Правительством во-прос о расширении круга органов и учреждений, которые также сле-довало бы наделить правом проставления апостнля.

13. Апостиль не проставляется на документах дипломатичес-ких или консульских учреждений, на документах, прямо относящих-ся к таможенным и непосредственным коммерческим операциям, то есть на доверенностях на совершение сделок, перемещение товаров через границу, на договорах и соглашениях о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов по ним и т.п.

Однако апостиль должен быть проставлен на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.).

14. Штамп апостиля должен быть выполнен в форме квадрат-ного клише размером не менее 9х9 см. Целесообразно иметь штамп апостиля размером 10 х 10 см., в пределах которого может быть увеличен шрифт для удобства его оттиска и прочтения. Заголовок апостиля обязательно должен содержать текст и на французском языке. Помимо официального языка Российской Федерации текст пунктов апостиля может быть повторен и на государственном языке республики, входящей в состав Российской федерации.

15. Конвенция не разрешает вносить изменения в текст апостиля и менять последовательность размещения его строк на штампе. Не допускается также изготовление апостиля с листа методом ксерокопирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостоверяемым документам. Во всех случаях должен проставляться именно оттиск штампа апостиля.

16. В Конвенции не содержится указаний о сборах или тарифах, которые могут взиматься при проставлении апостиля. Не может быть взыскана и государственная пошлина за это действие, поскольку проставление апостиля не является, ни нотариальным действием, ни регистрацией акта гражданского состояния. Это совершенно новая функция, требующая дополнительного времени и материальных затрат, оборудования рабочих помещений, увеличивающая служебную нагрузку, число посетителей и документооборот.

В связи с этим представляется, что вопрос об оплате за про-ставление апостиля должен решаться на местах через администрацию и финансовые службы республик в составе Российской Федерации, краев, областей применительно к действующим тарифам на правовые услуги, оказываемые в настоящее время населению нотариальными конторами и органами загса.

Следует иметь в виду, что часть консульского сбора, взимаемого за легализацию документов, поступает в распоряжение консульских учреждений и расходуется на укрепление их материально -технической базы. Полагаем, что при подготовке предложений по тарифам также целесообразно предусмотреть, наряду с целью пополнения местного бюджета, необходимость отчисления части средств органам юстиции и загса на производственные и социальные нужды.

Приложение (ОБРАЗЕЦ ПОДШИВКИ К УДОСТОВЕРЯЕМОМУ ДОКУМЕНТУ ОТДЕЛЬНОГО ЛИСТА С ПРОСТАВЛЕННЫМ АПОСТИЛЕМ)

*  *  *