Все документы, поступающие из-за рубежа, должны быть легализованы, т.е. на них должна иметься отметка ведомства, осуществляющего установление и засвидетельствование подлинности подписей на этих документах, и соответствие их законам государства пребывания. Засвидетельствованию документа российским консулом в стране пребывания предшествует удостоверение подписей на документе и тем самым подтверждение законности выдачи документа со стороны министерства иностранных дел страны пребывания консула или другого уполномоченного местного органа власти. Легализационная надпись российского консула не сообщает документу дополнительной юридической силы.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации.

Иностранные документы, предназначенные для использования в Российской Федерации, легализуются в российских консульствах за границей после легализации их в Министерстве иностранных дел либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа в порядке, предусмотренном законодательством этого государства.

Документы, составленные или надлежащим образом заверенные консульствами иностранных государств на территории Российской Федерации, легализуются в ДКС МИД России в исключительных случаях.

В случае поступления в консульство России, расположенного в иностранном государстве, от отдельных граждан, организаций и учреждений на легализацию документов и актов, составленных на территории Российской Федерации, но не легализованных в Министерстве иностранных дел Российской Федерации, консул должен направить такие документы и акты в МИД РФ для определения их подлинности.