В юридическом словаре под редакцией М. Ю. Тихомирова понятие "документ" комментируется в правовом смысле как овеществленное изложение мыслей, которое пригодно и предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя. При этом документы являются вещественными знаками, которые могут служить доказательствами, если они согласно закону, обычному праву или соглашению участников выражают мысли исполнителя, пригодны сами по себе или с помощью других средств выражения служить доказательством в правовом обороте, и неразрывно связаны с определенным предметом. Напротив, одни лишь знаки и различительные знаки не являются документом (пивная этикетка, гардеробный номер). Из документа должно быть видно, кто его составил и в чем заключается его содержание.

Под "документом" в широком смысле понимаются:

• деловые бумаги, служащие доказательством чего-либо, подтверждающие право на что-либо;
• письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя;
• письменный акт, грамоту, рисунок, какое-либо произведение и т. п., имеющие значение исторического свидетельства, показания.

Под "актом' понимаются:

• единичное проявление какой-либо деятельности, действий;
• указ, постановление государственного, общественного значения;
• документ, протокол, запись о каком-либо юридическом факте (акт о передаче имущества).

В. Я. Дорохов определял понятие "документ" как "письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей".

М. И. Брун под "документом" в гражданском праве понимал в широком смысле всякий материальный знак, служащий доказательством юридических отношений и событий (межевой столб, жетон гардеробщика и пр.), в узком смысле - бумагу, способную служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Оценивая значение документов, он различал их по причинам возникновения: одни составляются без расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (интимные письма, дневники и пр.), другие составляются с целью служить доказательством юридических событий и отношений, например, векселя, метрические свидетельства и т. п. По порядку составления он выделял документы публичные (исходят от органов государственной власти) и частные.

Таким образом, с точки зрения традиционного документооборота можно выделить основные юридические функции бумажного документа : информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства).

В правовом аспекте понятие "установленная форма" предполагает обращение к нормативному, правовому предписанию, единообразному национальному или международному стандарту. Международный информационный обмен - передача и получение информационных продуктов, а также оказание информационных услуг через Государственную границу Российской Федерации.

Российское право при осуществлении международного документооборота использует понятие "документированная информация", под которой понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. К документу предъявляются следующие требования:

• Во-первых, он должен выполнять информационную функцию: документом может быть не любая информация, зафиксированная на материальном носителе, а только сведения определенного характера.
• Во-вторых, форма документа должна обеспечивать доказательственную функцию (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т.п.). Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
• В-третьих, компетентность источника документа, придающая юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.
• В-четвертых, требования субъективного характера - официальные (публичные) и личные (частные), что имеет практическое правоприменительное значение в международном частном праве при определении компетенции применимого права, установлении правосубъектности составителя документа. Например, министерства и ведомства Российской Федерации издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, постановления, иные акты в соответствии с их компетенцией. Деятельность министерства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией министерства, порядком разрешения вопросов (едино начальным или коллегиальным), объемом и характером взаимосвязей между министерством и вышестоящими подчиненными и сторонними организациями.

Общеизвестно, что официальный характер письменным документам придает то обстоятельство, что они исходят от государственных органов, предприятий, организаций, учреждений, должностных или специально уполномоченных лиц в связи с реализацией ими своей компетенции. Для таких документов характерно наличие определенной формы, порядка их издания, составления, выдачи, необходимых реквизитов. Для удостоверения официальных документов употребляются подписи и печати. Таким образом, для официального внутригосударственного делопроизводства характерно национальное правовое регулирование и национальные требования к форме и содержанию; международный документооборот, напротив, должен отвечать унифицированным международным требованиям. Коллизии формы и содержания оформляются международно-правовыми средствами.

Личный документ это документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера.

Частные документы - это и документы личного характера (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности) и документы, исходящие от иных лиц частного права, а именно граждан (гражданско-правовые договоры, подлинники и засвидетельствованные государственными нотариальными конторами копии личных документов о регистрации актов гражданского состояния, образовании, присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и повышении квалификации, регистрации транспортных и других технических средств и праве управления ими, трудовом стаже, прохождении воинской службы, участии в Великой Отечественной войне, ранениях и лечении, наградах, пенсиях, наследстве и другие документы, касающиеся обеспечения прав и законных интересов граждан и лиц без гражданства), индивидуальных предпринимателей (коммерческие, торговые сделки), юридических лиц.

Пробелы на документах и актах следует прочеркивать. Поправки, приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ. Эти приписки и поправки делают так, чтобы все, ошибочно написанное, а затем исправленное или зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде. В межгосударственном информационном обмене наибольшее распространение имеют документы простой письменной формы на бумаге, которая на протяжении многих столетий является наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации.